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¿Qué es el control de stocks?

 

El control de stocks (o control de existencias) tiene por objeto supervisar los distintos niveles de almacenamiento de productos, materias primas y otros artículos en una empresa. Puede hacerse manualmente o mediante sistemas informatizados. El control de existencias consiste en garantizar que la empresa dispone de material suficiente para satisfacer la demanda, minimizando al mismo tiempo los costes de almacenamiento. También implica supervisar los movimientos de existencias, detectar discrepancias entre los niveles de existencias previstos y los reales y tomar las medidas necesarias para remediarlas. El control de existencias es vital para cualquier empresa, ya que garantiza que se maximice la eficiencia y se reduzcan los costes evitando la falta o el exceso de existencias.

 

¿Quién es responsable del control de stocks?

 

Por lo general, el control de existencias lo lleva a cabo un departamento o una persona responsable de la gestión de existencias dentro de una empresa. Esta persona puede denominarse responsable de gestión de existencias, responsable de almacenamiento o responsable de existencias. Trabaja en colaboración con otras áreas de la empresa, como logística, producción y compras, para garantizar que los niveles de existencias sean adecuados y que las operaciones se lleven a cabo con la mayor eficacia posible. El responsable de control de existencias también es responsable de planificar y coordinar las actividades relacionadas con las existencias, como la recepción de pedidos, la expedición de productos y la gestión de inventarios. También puede participar en el desarrollo de un sistema informatizado de control de existencias y en la toma de decisiones estratégicas sobre los niveles de existencias.

 

Ventajas de un buen control de stocks

 

Reducción de costes

Si se mantienen niveles óptimos de existencias, es posible evitar el pago de gastos de almacenamiento innecesarios y reducir así los costes de mantenimiento de las existencias.

Mejorar la precisión de los pedidos

Al llevar un control preciso de las existencias, puede asegurarse de no quedarse sin productos cuando los clientes los pidan, al tiempo que se asegura de no tener cantidades demasiado grandes.

Mejorar la satisfacción del cliente

Un control eficaz de las existencias facilita la respuesta a las distintas peticiones de los clientes, lo que puede mejorar su satisfacción y fidelidad.

Planificar la producción con eficacia

Conocer los niveles de existencias y las tendencias de ventas facilita la planificación de la producción y evita la sobreproducción o la falta de existencias.

Mejorar la gestión del presupuesto

Al controlar con precisión los niveles de existencias, es posible evaluar mejor los costes asociados y, por tanto, gestionar mejor el presupuesto de la empresa.

Herramientas de control de stocks

 

Sistemas de gestión de stocks (SGS)

Los sistemas de gestión de stocks (SGS) son programas informáticos que permiten controlar y gestionar las existencias en tiempo real. Los sistemas de gestión de stocks (SGS) ofrecen funciones como la creación de registros de existencias, el registro de movimientos de existencias, la emisión de órdenes de reposición, etc.

Inventarios periódicos

El inventario periódico es la práctica de contar los niveles de existencias de la empresa a intervalos regulares y definidos. Esto permite comprobar que los niveles de existencias registrados en el sistema de gestión de existencias (SMS) se corresponden con la realidad.

Etiquetas de stocks

Las etiquetas de existencias se colocan en los productos o en los lugares de almacenamiento y ayudan a seguir la ubicación y el movimiento de cada producto y/o materia prima.

Formularios de movimientos de stock

Los formularios de movimientos de existencias son formularios utilizados para documentar cada movimiento de existencias. Los formularios de movimientos de existencias pueden utilizarse junto con un sistema de gestión de existencias (SMS) o de forma independiente.

Fichas de stock

Las fichas de existencias son tarjetas que registran información importante sobre cada producto en existencias: nombre, cantidad disponible, precio, etc. Las fichas de existencias se utilizan principalmente para controlar los niveles de existencias y emitir órdenes de reposición.