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¿Qué es la desmaterialización?


La desmaterialización es el proceso de reemplazar documentos físicos (documentos en papel) por versiones electrónicas de los mismos documentos. Esto puede incluir procesos como la digitalización de documentos, la introducción manual de datos, el uso de formularios en línea, la firma electrónica y otros métodos para crear y almacenar documentos digitales.


La desmaterialización se utiliza en muchos campos, como finanzas, contabilidad, gestión de documentos, administración pública, salud, entre otros.


¿Cómo desmaterializar un documento?


Digitalización


La digitalización es un método común de desmaterialización que implica escanear un documento con un escáner, teléfono móvil o tableta utilizando un software o una aplicación de escaneo para crear una copia digital del documento.


Introducción manual de datos


La introducción manual de datos es una técnica que consiste en ingresar manualmente la información contenida en un documento en papel en un sistema informático.


Uso de formularios en línea


Los formularios en línea se utilizan para recopilar información enviada por los usuarios. Pueden completar formularios en línea y enviar la información directamente a un sistema informático.


Importación de archivos


Es posible desmaterializar un documento importando archivos a un sistema informático o software de gestión de documentos. Es importante tener en cuenta que, para que los documentos desmaterializados sean considerados válidos y vinculantes en comparación con los documentos en formato papel, deben cumplir con ciertas normas de calidad y seguridad establecidas por la ley.


Ventajas de la desmaterialización


Ahorro de tiempo


La desmaterialización de documentos permite que el proceso de manejo de documentos sea más rápido y eficiente. Los documentos digitales se pueden almacenar, compartir y procesar fácilmente. Además, estas etapas se realizan mucho más rápido que con los documentos en papel, lo que reduce considerablemente los plazos de procesamiento y ejecución de tareas.


Ahorro de costos


La desmaterialización permite ahorrar costos, especialmente en impresión, papel y almacenamiento de documentos en papel.


Mejor accesibilidad


Los documentos desmaterializados son más fácilmente accesibles, ya que se pueden consultar en cualquier momento y lugar utilizando una amplia gama de dispositivos con conexión a Internet. Esto también facilita la colaboración entre los diferentes empleados de una misma empresa.


Seguridad


La desmaterialización garantiza un almacenamiento digital de documentos más seguro que el almacenamiento físico, donde los riesgos de pérdida, robo o daños son mayores. El acceso a estos documentos es más difícil, ya que el acceso puede restringirse según el estado de las personas. Además, el acceso a ciertos documentos requiere la entrada de una o varias contraseñas.


Rastreabilidad


La rastreabilidad de los documentos desmaterializados permite una búsqueda y consulta rápida y precisa. En cambio, en el caso de los documentos en papel, la tarea es más compleja debido a la dificultad de encontrar el documento deseado, especialmente debido al tamaño del espacio de almacenamiento y al lugar correcto donde se encuentra el documento.


Medio ambiente


La desmaterialización permite reducir considerablemente el uso de papel, lo que a su vez reduce las emisiones de gases de efecto invernadero asociadas a la producción de papel.


Regulación


La desmaterialización favorece el cumplimiento de ciertas normas y restricciones relacionadas con el archivo y la conservación de documentos, como la norma Chorus Pro.


La norma Chorus Pro es una norma francesa que se aplica a la desmaterialización de facturas y documentos administrativos. Se implementó para estandarizar los intercambios de facturas y documentos administrativos entre empresas y la administración pública.


Se basa en el uso de un formato de factura electrónica estandarizado que permite combinar los datos de facturación y los datos administrativos en un solo archivo.


Riesgos asociados a la desmaterialización


Seguridad de los datos y vulnerabilidad a virus


Los datos almacenados pueden ser vulnerables a ataques informáticos. Además, las computadoras y otros dispositivos conectados son objeto de virus y software malicioso, que pueden causar daños significativos a los datos y sistemas de una empresa.


Pérdida de datos


Los documentos desmaterializados pueden perderse rápidamente en diferentes situaciones, como un fallo del dispositivo, una eliminación accidental o un ataque informático, lo que podría resultar en una pérdida irreversible de estos documentos. Para evitar estos problemas, las empresas y las personas deben realizar copias de seguridad regulares de todos los archivos desmaterializados.


Dependencia de la tecnología


Algunas empresas tienen menos capacidad tecnológica que otras, lo que puede dificultar ciertas tareas, incluida la desmaterialización. Esto puede generar problemas, especialmente en el cumplimiento de ciertas normas y en el intercambio de documentos con otras empresas, como facturas, por ejemplo.