Definición del EDI
El EDI o intercambio electrónico de datos es un sistema informático que facilita el intercambio de información comercial de forma electrónica. Este sistema permite automatizar ciertas tareas comerciales y ahorrar tiempo al reemplazar los intercambios físicos de documentos comerciales por intercambios electrónicos. Además de generar ahorros, el EDI mejora la velocidad de procesamiento de los documentos, reduce los errores y fortalece las relaciones comerciales entre socios.
En general, existen dos tipos de transmisión EDI:
- Conexión punto a punto o directa: Este tipo de transmisión conecta directamente dos ordenadores o sistemas a través de Internet, sin intermediarios.
- Red de valor agregado: Este sistema permite que una red de terceros gestione la transmisión de datos mediante un sistema de mensajería, por ejemplo.
Implementación del EDI
La implementación del EDI es un factor clave en la digitalización de los negocios de una empresa. Al eliminar la entrada de datos innecesaria y redundante, el objetivo es acelerar y asegurar el ciclo de intercambio comercial, así como reducir los costos asociados.
Optar por el intercambio electrónico de datos (EDI) en una empresa es un proyecto de gran envergadura que puede resultar complejo. Se recomienda formar un Comité de Dirección que se encargue de gestionar el proyecto EDI desde el punto de vista técnico y anticipar los cambios en la organización interna del trabajo de los servicios.
La implementación del EDI en la empresa se lleva a cabo en dos áreas principales:
- Área técnica: Dado que el EDI es un proyecto informático, su implementación requiere una logística y organización adecuadas.
- Área organizativa: Consiste en establecer una buena comunicación interna y externa para lograr la adhesión de los colaboradores a este nuevo proyecto y garantizar el buen funcionamiento del EDI dentro de la empresa.
EDI: Área técnica
El área técnica del EDI se divide en varias etapas fundamentales para optimizar el desarrollo del proyecto:
Análisis de necesidades y definición de los flujos EDI a implementar, incluyendo volúmenes de transacciones (por ejemplo, pedidos, entregas y facturas).
Selección de los clientes y proveedores con los que la empresa desea intercambiar datos mediante el sistema EDI. Esta etapa ayuda a identificar la solución EDI más adecuada para las necesidades de la empresa, así como la red EDI y el proveedor de acceso EDI VAN más pertinentes.
Integración de los programas informáticos existentes de la empresa en el sistema EDI.
Organización y mapeo de los datos. Esta etapa es la más sensible al implementar el sistema EDI. Consiste en preparar los datos de la empresa para su transferencia al sistema EDI. Durante esta etapa, la empresa debe sincronizar los diccionarios de datos entre los socios para asegurarse de que los códigos de productos utilizados por el cliente y el proveedor sean idénticos. Toda la información necesaria debe codificarse según las normas específicas del sistema EDI. Estas operaciones son críticas, ya que si los datos ingresados son incorrectos, no se registran o tienen un formato incorrecto, los mensajes enviados o recibidos serán rechazados.
Pruebas de transmisión y recepción de mensajes para todas las tareas que el sistema EDI puede realizar. Una vez completada la verificación, el sistema EDI puede ser lanzado.
Es importante analizar el rendimiento de la empresa antes de implementar el EDI para poder comparar su rendimiento después de su implementación.
EDI: Área organizativa
La implementación de un sistema EDI es ante todo un proyecto de digitalización que reorganiza todas las estructuras de la empresa. Es necesario realizar un estudio sobre el impacto que esto puede tener y contar con acompañamiento durante todo el proceso.
Los cambios se producen en la forma de realizar tareas. Por ejemplo, se eliminan tareas de entrada de datos y documentos en papel. Los controles se realizan automáticamente y los intercambios se llevan a cabo en tiempo real. Es importante organizar reuniones con los colaboradores y ofrecer formación para que los empleados puedan familiarizarse con esta nueva herramienta.
Además, la implementación del sistema EDI conlleva cambios en las relaciones con los socios comerciales. Para optimizar el uso de esta herramienta, es necesario convencer al mayor número posible de clientes y proveedores involucrados en los flujos EDI para que se unan a la red EDI de la empresa. Para lograrlo, es necesario demostrar la fiabilidad del sistema EDI y su operatividad.
Beneficios del EDI
El EDI ofrece numerosas ventajas:
- Reducción de costos y emisiones de CO2 mediante la automatización de tareas por vía electrónica. El EDI puede automatizar el envío de documentos en papel, como órdenes de compra y facturas.
- Mejora de la eficiencia y productividad de la empresa al permitir el procesamiento más rápido y preciso de un mayor número de documentos comerciales.
- Reducción de errores gracias a la rigurosa normalización utilizada por el sistema EDI, que garantiza que la información y los datos transmitidos estén correctamente formateados antes de ingresar al sistema.
- Mejora de la trazabilidad y generación de informes. Los documentos electrónicos pueden integrarse en el sistema informático, lo que facilita la recopilación y el análisis de datos.
- Proporciona una experiencia de cliente óptima al garantizar transacciones y envíos rápidos y fiables de los productos y servicios ofrecidos por la empresa.
El EDI ofrece una ventaja estratégica al proporcionar una visibilidad en tiempo real de las transacciones, lo que permite reaccionar y tomar decisiones más rápidamente. Además, facilita la entrada en nuevos mercados y áreas geográficas al ofrecer un lenguaje comercial común y simplificar los intercambios con socios internacionales.