¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es una factura que se envía y se recibe electrónicamente, en lugar de ser impresa y enviada por correo postal. Las facturas electrónicas se generan principalmente utilizando software de facturación y se pueden enviar por correo electrónico o a través de un sistema de gestión de facturas en línea. Las facturas electrónicas son más ecológicas y prácticas que las facturas impresas, ya que no utilizan papel y se pueden archivar y consultar fácilmente.

Los primeros usos de las facturas electrónicas

Las primeras facturas electrónicas se comenzaron a utilizar en las décadas de 1980 y 1990, cuando las computadoras y las tecnologías de la información comenzaron a desarrollarse en varias empresas. Sin embargo, fue en los años 2000 cuando se observó un uso más generalizado de las facturas electrónicas, con el auge de Internet y las tecnologías de la información.

Ventajas de las facturas electrónicas

Las facturas electrónicas ofrecen múltiples ventajas, como:

• Reducción de los costos asociados con la impresión y distribución de facturas en papel.
• Facilidad de almacenamiento y consulta de las facturas electrónicas.
• Reducción de errores en la captura y procesamiento de las facturas.
• Posibilidad de procesar las facturas de forma más rápida y automatizada.
• Cumplimiento mejorado de los requisitos regulatorios en materia de facturación y contabilidad.
• Reducción de los riesgos de pérdida o robo de las facturas en papel.

Los inconvenientes de las facturas electrónicas

Sin embargo, las facturas electrónicas también pueden tener ciertos inconvenientes, como:

• La necesidad de una infraestructura informática para almacenar y gestionar las facturas electrónicas.
• La necesidad de que las empresas actualicen sus sistemas para poder manejar las facturas electrónicas.
• Los costos adicionales asociados con la implementación de un sistema de facturación electrónica.
• La necesidad de garantizar que los clientes puedan acceder a las facturas electrónicas.
• La dependencia de la tecnología.
• Los riesgos asociados a fallas y ataques cibernéticos.
• La no conformidad con las regulaciones de seguridad y privacidad de datos.

Los pasos para emitir una factura electrónica

Preparación

Para emitir una factura electrónica, es necesario recopilar la información necesaria, como los detalles del comprador, vendedor, producto(s) o servicio(s) vendido(s), precio, impuestos, etc.

Creación

Luego, la factura se genera ingresando la información recopilada en un software de facturación electrónica.

Verificación

Una vez que la información se ha ingresado en el software, se recomienda realizar una verificación para identificar posibles inconsistencias y asegurarse de que la factura esté completa.

Envío 

La factura electrónica se puede enviar al destinatario a través de un sistema de transmisión electrónica segura.

Archivado

Por último, es esencial conservar una copia de la factura electrónica emitida de acuerdo con los requisitos legales.

Normativa legal

Tanto las facturas en general como las facturas electrónicas en particular están sujetas a la regulación establecida por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas obligatorias que deben cumplir tanto las facturas en formato papel como las facturas electrónicas.