¿Conoces la historia de la catastrófica migración ERP de GIFI? Problemas de abastecimiento, retrasos en las entregas, estanterías vacías… Estas deficiencias provocaron una caída significativa de la facturación, sumiendo así a la marca en una crisis importante. Al borde de la quiebra, 11 tiendas tuvieron que cerrar sus puertas.
Estas pueden ser las consecuencias de una migración ERP mal preparada.
En efecto, migrar hacia un nuevo ERP es una etapa crucial que no hay que tomarse a la ligera. Ya sea para reemplazar un sistema obsoleto, integrar nuevas funcionalidades o, simplemente, respaldar un crecimiento rápido, este proyecto plantea numerosas cuestiones.
Entonces, ¿cómo conseguir tu migración ERP? Sigue esta guía para entender los desafíos, evitar los errores y llevar a cabo tu transición sin comprometer tu rendimiento.
¿Por qué migrar hacia un nuevo ERP?
La migración hacia un nuevo ERP (Enterprise Resource Planning) representa un punto de inflexión decisivo para una empresa. El sistema ERP está en el corazón de las operaciones, y cambiar este software también supone repensar la manera en que la empresa gestiona sus recursos, sus procesos y su crecimiento.
Señales de que es hora de cambiar
Un ERP obsoleto se manifiesta a menudo mediante una serie de disfunciones que ralentizan las operaciones cotidianas: tiempo de respuesta demasiado largo, errores frecuentes en los informes, dificultades para integrar nuevas funcionalidades, o incluso una falta de interfaz con las herramientas modernas como el CRM, las plataformas ecommerce o las soluciones móviles.
Además, con el auge de las obligaciones reglamentarias (facturación electrónica, RGPD, normativas sectoriales), un ERP desfasado puede convertirse en un verdadero freno para mantener el cumplimiento normativo.
Por último, el crecimiento de la empresa, especialmente la apertura de nuevas sedes o la diversificación de las actividades, puede hacer que un ERP resulte inadecuado, incapaz de gestionar una complejidad creciente y un mayor volumen de datos.
Los beneficios de un nuevo ERP
Optar por un ERP moderno significa garantizar un aumento de la productividad gracias a procesos empresariales automatizados y optimizados, reducir los errores humanos y beneficiarte de una mejor visibilidad sobre el conjunto de la actividad. Un ERP reciente también permite recopilar datos precisos y explotables en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
La escalabilidad es igualmente una ventaja importante: el sistema puede evolucionar con la empresa, integrar nuevos módulos o adaptarse a volúmenes de actividad crecientes sin perder rendimiento.
Migrar tu ERP: ¿qué implica?
La migración de un ERP es un proyecto multidimensional que va mucho más allá de la simple instalación de un nuevo software. Impacta en los recursos humanos, financieros, organizativos y técnicos.
Implicación de los equipos especializados
El factor humano es a menudo la clave del éxito. Los equipos deben participar desde el principio, sus necesidades deben analizarse y se les debe proporcionar formación. El acompañamiento del cambio es primordial para evitar la resistencia y favorecer una adopción rápida y eficaz.
Recursos financieros
Los costes no se limitan al precio de la licencia o de la solución SaaS. Hay que integrar los gastos de integración, de migración de datos, de formación y de mantenimiento. Un presupuesto bien calibrado permite medir el retorno de la inversión esperado, especialmente en términos de ganancias de productividad y de optimización de los costes operativos.
Organización y procesos
Un nuevo ERP puede exigir una revisión de los procesos empresariales. Algunos flujos de trabajo pueden automatizarse, otros simplificarse. Esto implica a menudo un trabajo colaborativo entre los equipos operativos y el departamento de TI para alinear la solución con las necesidades reales.
Seguridad e infraestructura
Garantizar la seguridad y la confidencialidad de los datos es fundamental durante la migración ERP. Por otro lado, hay que verificar que la infraestructura existente (servidores, redes, puestos de trabajo) es compatible con el nuevo ERP, o prever evoluciones si es necesario.
Los errores a evitar durante una migración ERP
Una migración ERP es un proyecto complejo y los errores pueden salir caros, tanto en términos financieros como en pérdida de credibilidad. Estos son las principales dificultades que debes evitar:
- Descuidar la preparación: La ausencia de una auditoría precisa de las necesidades y de los procesos actuales conduce a menudo a elegir una solución inadecuada o a subestimar la complejidad del proyecto.
- Implicar demasiado tarde a los usuarios: Si los equipos operativos no se involucran desde el principio, corren el riesgo de rechazar la solución, o incluso de eludirla.
- Subestimar la gestión de datos: La migración de datos es a menudo la parte más delicada. Una falta de preparación puede provocar pérdidas, duplicados o incoherencias en el nuevo sistema.
- Ignorar las fases de pruebas: Cada etapa debe probarse rigurosamente. La ausencia de pruebas exhaustivas provoca fallos y retrasa la implementación.
Un ejemplo a tener en cuenta: la migración ERP fallida de GIFI
El ejemplo de GIFI ilustra perfectamente estos errores. En 2018, la cadena francesa de tiendas de descuento emprendió una ambiciosa migración de ERP, pero sin la preparación suficiente ni una fuerte implicación de los equipos. El proyecto provocó graves disfunciones en la gestión de stocks y pedidos, lo que provocó repetidas interrupciones en el suministro y una desorganización logística.
Este fiasco generó una fuerte insatisfacción de los clientes e importantes pérdidas financieras, lo que pone de relieve lo indispensable que es la rigurosidad en la preparación, la gestión de datos y la formación de los usuarios para que una migración ERP tenga éxito.
Fuente: Gifi frente a la tormenta: cuando un ERP pone al descubierto todas las fallas | La Supply
Las etapas para una migración exitosa
Planificación y delimitación
El éxito comienza por un pliego de condiciones claro que defina con precisión las necesidades funcionales y técnicas. Un calendario realista con etapas marcadas permite seguir el avance y anticipar los riesgos.
Auditoría y preparación de los datos
Un inventario completo de los datos a migrar es indispensable. Hay que limpiarlos, eliminar los duplicados y garantizar su calidad.
Elección del método de migración
La elección entre una migración big bang (todos los módulos migrados al mismo tiempo) o progresiva (por fases) depende del tamaño de la empresa, de la complejidad del proyecto y de la tolerancia al riesgo.
Formación de los equipos
Formar a los usuarios es una etapa clave. Una formación adaptada, progresiva y práctica permite asegurar una adopción rápida y evitar los errores posteriores a la implementación.
Elegir una empresa que ofrezca una prestación de formación debe ser un punto clave en la elección de tu futuro ERP. En LUNDI MATIN, todos nuestros equipos están preparados para formarte de manera eficaz en el uso de nuestras herramientas.
Pruebas y validación
Antes del lanzamiento, el sistema debe probarse en todas sus funcionalidades. Los usuarios clave deben validar los procesos para garantizar su adecuación.
Implementación y seguimiento
El lanzamiento debe supervisarse de cerca, con un equipo dedicado al soporte y la resolución rápida de cualquier incidente que pueda surgir.
Nuestro equipo de jefes de proyecto está a tu disposición para acompañarte en cada etapa de la implementación de tu ERP.
¿Cómo asegurar la continuidad de las operaciones durante la migración?
La continuidad de las operaciones es a menudo el principal desafío durante una migración ERP. En efecto, una transición mal gestionada puede provocar interrupciones del servicio, retrasos en la producción o errores en la gestión de pedidos y stocks, impactando directamente en la satisfacción del cliente y en la facturación.
Estrategias de transición adaptadas
Migración progresiva (phased rollout)
En lugar de cambiarlo todo de una sola vez, este enfoque consiste en desplegar el nuevo ERP módulo por módulo, o por departamento, asegurándose de que cada parte funciona perfectamente antes de pasar a la siguiente. Esto limita el riesgo de errores importantes y permite a los equipos adaptarse progresivamente al nuevo sistema.
Double run (explotación paralela)
Se trata de hacer funcionar simultáneamente el sistema antiguo y el nuevo durante un periodo determinado. Este método permite comparar los resultados, verificar la coherencia de los datos migrados e intervenir rápidamente en caso de mal funcionamiento sin interrumpir las operaciones. Sin embargo, este enfoque requiere muchos recursos humanos y técnicos.
Elaboración de un plan de emergencia robusto
Para anticipar cualquier eventualidad, es indispensable elaborar un plan de emergencia detallado que incluya:
- Copia de seguridad regular de los datos: antes, durante y después de la migración ERP, para evitar cualquier pérdida.
- Plan de recuperación de la actividad (PRA): procedimientos precisos a seguir en caso de incidente importante, permitiendo restablecer rápidamente el sistema anterior o corregir las anomalías.
- Gestión de incidencias: establecimiento de un equipo dedicado capaz de diagnosticar y resolver los problemas en tiempo real.
Formación y comunicación continua
Asegurar la continuidad pasa también por una comunicación fluida con los usuarios. Informar regularmente a los equipos de las etapas en curso, de los cambios previstos y de los recursos disponibles contribuye a reducir la ansiedad vinculada al cambio.
Por otro lado, una formación continua durante la migración permite a los usuarios mantenerse operativos, adoptar rápidamente las nuevas funcionalidades y mantener la calidad de los procesos empresariales.
Monitorización y ajustes post implementación
Tras la puesta en marcha, es necesario establecer un seguimiento exhaustivo para detectar rápidamente cualquier fallo y corregirlo. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) deben analizarse periódicamente para garantizar que el nuevo ERP cumple los objetivos fijados sin perjudicar la eficiencia operativa.
La migración de un ERP es un reto importante, pero también una gran oportunidad para modernizar y optimizar la empresa. Si se evitan los errores habituales, se sigue una metodología estructurada y se garantiza la continuidad de las operaciones, se maximizan las posibilidades de éxito.
El ejemplo de GIFI nos recuerda que, sin una preparación rigurosa y una gestión cuidadosa del cambio, las consecuencias pueden ser graves. Pero, si se lleva a cabo correctamente, una migración de ERP se convierte en una poderosa herramienta para acompañar el crecimiento, mejorar el rendimiento y seguir siendo competitivo en un entorno en constante evolución.
En LUNDI MATIN, te acompañamos en tu proyecto ERP en cada etapa. Ya se trate de una migración o de una instalación de principio a fin, nuestros expertos están a tu lado para que este proyecto sea un verdadero éxito.
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